Política de PRIVACIDAD Y tratamiento de datos PERSONALES 

Política de tratamiento de datos personales (Versión 3)

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, ICETEX, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

1. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Ciudadanos

  • Enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, invitación a eventos, y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con la toma de decisiones para el acceso e ingreso a programas de educación superior e información relativa al portafolio de servicios de la Entidad y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes social o cualquier otro canal oficial de comunicación del ICETEX.
  • Atención y respuesta de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD).
  • Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y la Emergencia sanitaria, acorde con los lineamientos del Gobierno Nacional en la materia.
  • Colaborar en los programas de Comunidad ICETEX, que no tienen un vínculo activo con ICETEX.
  • Desarrollar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y programas de capacitación o formación en habilidades duras, blandas, en acciones de Bienestar o Salud Mental, con el fin de potenciar su perfil profesional y personal.
  • Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes ICETEX suscriba alianzas, convenios y/o contratos que tengan por objeto de fortalecer la gestión administrativa y ampliar la oferta de productos y servicios.
  • Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memorias de los eventos, audiencias realizadas y atención de PQRSD.

Beneficiarios, Becario, participantes de programas y deudores solidarios

  • Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable al ICETEX.
  • Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en virtud de la naturaleza pública de los recursos colocados, en procura de hacer sostenible el sistema de crédito educativo del ICETEX.
  • Dar tratamiento a los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico.
  • Solicitar y recibir de las instituciones de educación superior y de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos.
  • Realizar transferencia de datos personales a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, así como a cualquier otra entidad con la cual el ICETEX suscriba alianzas, convenios y/o contratos que tengan por objeto de fortalecer la gestión administrativa y ampliar la oferta de productos y servicios.
  • Realizar transferencia internacional de datos personales sobre créditos, becas en el exterior, convenios administrativos y/o para servicios de computación en la nube.
  • Transmitir información personal a terceras partes que hacen tratamiento de datos a modo de Encargo, aspecto necesario para la ejecución de las operaciones del ICETEX, en las gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con la Entidad y siempre que ello sea estrictamente necesario.
  • Enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de la entidad, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales o cualquier otro canal oficial de comunicación del ICETEX.
  • Desarrollar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y programas.
  • Atención y respuesta de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD).
  • Realizar la caracterización de usuarios y el desarrollo de programas dirigidos a poblaciones vulnerables o minorías.
  • Actualizar bases de bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
  • Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los servicios que presta la Entidad.
  • Presentar información solicitada por los entes de control que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales y a los análisis estadísticos requeridos a la Entidad.
  • Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
  • Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva para soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memorias de los eventos, audiencias realizadas, atención de PQRSD.
  • Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso, de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que lo son atribuibles al ICETEX.
  • Para el acceso a espacios y beneficios que no se encuentran en el portafolio tradicional de servicios del ICETEX y que tienen como propósito brindar acompañamiento y apoyo al estudiante en su trayectoria educativa con programas de capacitación o formación en habilidades duras, blandas, en acciones de Bienestar o Salud Mental, con el fin de potenciar su perfil profesional y personal.

Funcionarios

  • Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de la Entidad.
  • Adelantar actividades de promoción y prevención relacionados con el estado de salud y la Emergencias sanitarias.
  • Adelantar las actividades propias del área de Talento Humano, de acuerdo con el Manual de Funciones y para uso de aquellas inherentes a la relación y reglamentación que se tiene con la vinculación contractual.
  • Para circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales.
  • Para circular la información con el fin de atender requerimientos legales ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Comisión Nacional del Servicio Civil, Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y demás entes de control.
  • Suministrar la información para estudios de seguridad ante las empresas que realicen dichos análisis.
  • Para inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de Compensación o encargado tanto del funcionario, como de sus familiares
  • Para expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
  • Para efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina.
  • Para adelantar todas aquellas laborares que por la operación del Instituto y la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente recolectada.
  • Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido.
  • Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Entidad por los medios y en las formas que se consideren convenientes.
  • Gestionar el proceso presupuestal y contable de la Entidad: pagos de la Entidad, emisión de certificados laborales, certificados de ingresos y retenciones (personas naturales) y relaciones de pagos.
  • Invitación a eventos, alianzas e iniciativas relacionadas a Comunidad ICETEX
  • Captura de datos biométricos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, toma de fotos para el carné o en el sistema ingreso; su tratamiento tendrá como finalidad la identificación como funcionario, el control de ingreso y estadía en las instalaciones, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
  • Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva para soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memorias de los eventos, audiencias realizadas, atención de PQRSD.

Contratistas

  • Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos.
  • Adelantar actividades de promoción y prevención relacionados con el estado de salud y la Emergencia sanitaria.
  • Realizar las actividades inherentes al desarrollo de las obligaciones propias del contrato.
  • Cumplir con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral, fiscal, tributaria y mercantil.
  • Identificarse como contratista del ICETEX o empleado de sus proveedores, con el fin de verificar el ingreso a las instalaciones del ICETEX
  • Gestionar el proceso presupuestal y contable de la Entidad: pagos de la Entidad, emisión de certificados de contratos, certificados de ingresos y retenciones (personas naturales) y relaciones de pagos.
  • Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la Entidad o solicitudes de los entes de control.
  • Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato.
  • Invitación a eventos, alianzas e iniciativas relacionadas a Comunidad ICETEX
  • Captura de datos biométricos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, en el sistema ingreso; su tratamiento tendrá como finalidad la identificación como contratista, el control de ingreso y estadía en las instalaciones, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
  • Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el marco de las funciones que lo son atribuibles al ICETEX.
  • Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva para soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memorias de los eventos, audiencias realizadas, atención de PQRSD.

Visitantes

  • Captura de datos biométricos a través de sistemas de videovigilancia, o grabación, el sistema de ingreso de visitantes; su tratamiento tendrá como finalidad el control de ingreso y estadía en las instalaciones, así como la identificación, seguridad y la prevención de conductas irregulares.
  • Informar, en caso de emergencia a la aseguradora de riesgos laborales y/o EPS a la que se encuentra afiliado el titular.

2. INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre otros.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los funcionarios, contratistas, pasantes o personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Entidad, la cual contiene los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” – ICETEX, identificado con NIT: 899.999.035.7, con sede principal en la Carrera 3ª No 18-32 en la ciudad de Bogotá D.C., Portal Web www.icetex.gov.co, PBX: 382-1670, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Entidad, conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

3. OBJETIVO

Establecer los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata el ICETEX en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia.

4. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a:

Nuestros beneficiarios y personas interesadas de créditos, becas y cualquier otro programa que haga parte de la oferta institucional del ICETEX en el que se recolecten sus datos personales, con el fin de que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente respecto del (los) tratamientos y las finalidades para los que son recolectados sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente al ICETEX cuando esta Entidad tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

A los funcionarios, Contratistas y Pasantes a los que el ICETEX realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con su vínculo y actividades realizadas dentro de este.

A los funcionarios, Contratistas, Pasantes y personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales o reciban, atiendan y den respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales, para los cuales esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento.

5. ALCANCE

Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.